Los Sistemas de información como instrumentos de creación de ventajas competitivas

Los Sistemas de información como instrumentos de creación de ventajas competitivas

El objetivo de este artículo es analizar cómo los sistemas de tratamiento de la información pueden llegar a crear ventajas competitivas sostenibles.

La realidad económica, sin embargo, se desarrolla en mercados de información imperfecta, asimétrica e incompleta, lo que convierte a los agentes económicos y entre ellos a las empresas en demandantes continuos de información y de sistemas y tecnologías de información para su tratamiento. Sistemas y Tecnologías de información que tienen impacto en el ámbito interno de la empresa en la medida en que afectan a la configuración de la cadena de actividades, a su ejecución y control, y en el ámbito externo en la medida que puede hacer cambiar las bases (cinco fuerzas de Porter) sobre las que la empresa establece su estrategia competitiva.

Descripción de Los sistemas de información

Los sistemas de información dentro de la empresa se pueden clasificar en tres grandes grupos por tipo de aplicaciones:

• Las Bases de Datos (BD) y las herramientas construidas a partir de ellas, que son las de uso más generalizado, pudiendo utilizarse en prácticamente todos los tipos de empresa.

• Las aplicaciones técnicas, dependientes del tipo de actividad de la empresa, utilizándose básicamente en la función de producción (y en I/D) de las que las más conocidas son CAD, CAM... pero cuya variedad es muy amplia, caracterizándose por el uso de metodologías matemáticas avanzadas.

• La Ofimática, que consiste en la integración y estandarización de las tareas administrativas menos formalizadas, lo que exige una homogeneización de esas tareas que permita la utilización de las Bases de Datos Documentales (BDD), con sus requerimientos específicos.

Utilizando la información almacenada en las BD y con el fin de potenciar su utilidad se desarrollan los Sistemas de Información para la Dirección (MIS, Management Information Systems). 

Características fundamentales de los MIS:

a) Su principal impacto ha tenido lugar en tareas en las que los procedimientos operativos estándar, las reglas de decisión y los flujos de información pueden ser definidos de forma fiable.

b) Su principal aportación ha estado en la eficiencia mejorada reduciendo costes, reduciendo tiempos de respuesta y sustituyendo personal de oficinas.

c) La importancia para la toma de las decisiones de los directivos ha sido indirecta proporcionando informes y acceso a los datos

Un paso más avanzado en la utilización de la información de la empresa lo constituyen los Sistemas de Información de Ayuda a la Toma de Decisiones o Sistemas de Soporte para la Decisión (DSS, Decision Support Systems).

Características relevantes de los DSS

a) El impacto está en las decisiones en las que hay suficiente estructura para que la utilización de herramientas analíticas e informáticas sea útil, pero en las que el criterio y buen juicio de los directivos es esencial.

b) Su aportación está en aumentar el alcance y la capacidad de los directivos en los procesos de decisión ayudándoles a ser eficientes.

c) La importancia para los directivos está en la creación de una herramienta de soporte bajo su propio control, que no llega a automatizar los procesos de decisión, a predefinir objetivos, o imponer soluciones.

Los sistemas de información como instrumento para reducir costes y de apoyo para coordinación de las actividades de la cadena de valor

Los S.I. penetran en todas las actividades de la cadena de valor y por tanto pueden reducir los costes de ejecución de las mismas básicamente en dos niveles: en primer lugar en la medida en que los nuevos sistemas de información son más eficientes que aquellos a los que sustituyen (ahorro de medios y reducción de tiempos), en segundo en la medida en que permiten captar información de unas actividades que después es necesaria para el funcionamiento de otras con las que las primeras están relacionadas, es decir la gestión eficiente de los vínculos o eslabones que existen entre las distintas actividades.

Los SGBD reducen costes debido:

a) 1º) A la rapidez de estos sistemas para ejecutar el procesamiento de las transacciones con la consiguiente reducción de tiempos de trabajo y de empleo de recursos físicos y humanos.

b) 2º) A la exactitud de los cálculos, evitando errores y perdidas de tiempos de recálculo, y a la corrección de la información almacenada mediante las verificaciones de control pertinentes.

c) 3º) A la reducción de tiempos de búsqueda de Información al poder contar con información actualizada en tiempo real.

La reducción de costes que puede generar la utilización de un DSS es debido:

1º) A qué se puede examinar un mayor número de alternativas y elegir la mejor desde la óptica del coste si este es el objetivo.

2º) A que se acorta el tiempo de respuesta ante situaciones inesperadas aplicando soluciones más eficientes.

3º) A que permite aplicar herramientas avanzadas de análisis (PERT, CPM, Programación Lineal,

etc.) Incrementando el rigor de éstos con la consiguiente mejora de las decisiones

La utilización de los sistemas Ofimáticos, puesto que automatizan la gestión de la información documental (textual) de la empresa, permiten reducir los costes de gestión de esa información, proporcionando además una fiabilidad y rapidez de acceso que difícilmente se podría alcanzar mediante un tratamiento manual. Si bien las BD y los sistemas construidos sobre ellas operan con los datos operativos, la ofimática y las BDD operan con la información textual (y por lo tanto menos estructurada) proporcionando las mismas ventajas que las BD a un nivel secundario, incrementando la fluidez y seguridad de las comunicaciones tanto internas como externas.

Los sistemas de información como instrumento de apoyo a la estrategia de diferenciación

Los SI elaboran información que tratada con las adecuadas Tecnologías de Información (TI) puede usarse para mejorar la calidad del producto, para incrementar la rapidez de respuesta a las necesidades del mercado, para explotar en régimen de exclusividad «nichos» de mercado y para transmitir al comprador el mayor valor creado por la empresa diferenciadora. La diferenciación es el resultado tanto de la exclusividad real en la creación de valor como de la capacidad de señalar ese valor de forma que los compradores lo perciban.

Los SI contribuyen a la señalización y percepción de tal valor por el comprador en la medida en que con la información actualizada permiten responder de forma rápida a cuestiones tales como: el grado de conformidad del producto elaborado o en elaboración con las especificaciones del cliente, sobre la posibilidad de introducir innovaciones en los atributos del producto, así como sobre el cumplimiento de plazos de entrega.

Los SI al permitir un mayor aprovechamiento de la información tanto interna como externa para el desarrollo de las actividades empresariales pueden implicar también modificaciones en los productos o servicios ofrecidos aumentando su contenido informativo.